Podczas ostatniej Kawy z Technologią – naszych cyklicznych spotkań, podczas których rozmawiamy o wybranej technologii – poruszaliśmy temat Project Managementu.
Jak wygląda praca osoby na takim stanowisku? Jakie wymagania należy spełniać, aby móc startować do roli Project Managera oraz jakie certyfikaty i umiejętności miękkie są istotne na tym stanowisku? Pewnie niejednokrotnie pojawiały się takie pytania wśród grupy osób, zainteresowanej karierą PM’a.
Aby przybliżyć obszar pracy Project Managera postanowiliśmy porozmawiać z Piotrem Boryckim, który od wielu lat zajmuje się zarządzaniem projektami biznesowymi z dużymi zmianami w systemach IT.
Diverse CG: Jak wygląda codzienna praca osoby na stanowisko PM?
Piotr Borycki: Codzienna praca Project Managera polega na weryfikacji zgodności postępów prac z planem oraz planowaniu i realizacji czynności zaplanowanych w projekcie. Przy tak zdawkowym opisie można sobie wyobrazić PMa jako człowieka codziennie z arkuszem Excel ‘odhaczającym’ zadania wykonane i dysponującym realizację kolejnych. Nie bez powodu jednak PMów można spotkać w nieomal każdej większej firmie a zarządzanie projektami przez ostatnie dekady ‘obrosło’ ogromną liczbą metodyk, najlepszych praktyk, prac naukowych, konferencji, studiów podyplomowych.
DCG: Co było tego przyczyną?
PB: Wynika to z samej definicji projektu jako grupy aktywności o złożonych zależnościach, wytwarzających unikalny produkt, z określonym początkiem i końcem. Najbardziej znaczący jest tu niecodzienny charakter produktu projektu.
DCG: Na czym polega jego niepowtarzalność?
PB: Dla jego wytworzenia powoływany jest unikalny zespół projektowy, pracujący w innej niż na co dzień konfiguracji, z innymi niż na co dzień czynnościami do wykonania i nierzadko z innymi niż na co dzień oczekiwaniami, co do sposobu myślenia i pracy. Wreszcie procesy decyzyjne odbywają się według struktury projektowej, a nie organizacyjnej. Powoduje to, że o ile PM ma plan projektu, wspomniany wcześniej arkusz Excel, o tyle zarządzanie nim na co dzień rzadko sprowadza się do ‘odhaczania’ czynności wykonanych i zlecanych kolejnych do wykonania.
DCG: A jak to wygląda w praktyce?
PB: W praktyce oprócz planu projektu z harmonogramem, dla którego prowadzenie Excel’a zazwyczaj nie wystarcza, konieczne jest prowadzenie rejestru ryzyka i zagadnień takich jak: aktualizacji statusów zadań oraz zarządzanie zmianą i ryzykiem w projekcie. Z kolei motywacja zespołu, wymaga codziennie licznych spotkań z uczestnikami projektu i otoczenia projektowego na wszystkich poziomach w strukturze organizacyjnej firmy - w tym pisania, czytania i odpowiadania na ogromne liczby wiadomości email. Ponadto na bieżącym zadawaniu sobie pytania, czy sposób prowadzenia projektu jest optymalnie dostosowany do projektu i zespołu projektowego.
DCG: Czego warto się uczyć, aby zostać PMem?
PB: Skuteczny PM jest osobą potrafiącą zjeść idącego słonia po kawałku. Czyli podzieleniu go na dające się zjeść kawałki, na bieżąco reagując na zmiany w pozostałej części słonia w ruchu. W projekcie oznacza znajomość i umiejętność zastosowania odpowiednich wzorców i technik projektowych, narzędzi oraz umiejętności twardych i miękkich dla planowania i realizacji projektu. Tak jak produkt projektu jest unikalny, tak różne są kultury organizacyjne i projektowe w firmach i stworzone dla projektów zespoły. Im więcej różnych narzędzi się zna, tym łatwiej jest zastosować odpowiednie do projektu.
DCG: Jakie więc metodyki projektowe powinien znać PM?
PB: Warto znać i rozumieć metodyki projektowe – zarówno kaskadowe (‘waterfall’) jak zwinne (AGILE). Przydatne są też techniki zarządzania procesowego, takie jak LEAN. Świadomie oddzieliłem znajomość od zrozumienia – to zrozumienie silnych i słabych stron metodyki oraz sposobu, w jaki poszczególne techniki wspierają metodykę umożliwia ich skuteczne wykorzystanie w codzienności projektowej. Mam tu na myśli decyzje, czy i w jakim stopniu wykorzystać technikę, praktykę czy produkt w konkretnym projekcie, zespole i firmie. Metodyki dostarczają wreszcie narzędzi do pracy PM do planowania, realizacji oraz diagnostyki projektu na co dzień. W ostatecznym rachunku jednak liczy się umiejętność ich zastosowania w praktyce – a do tego trzeba doświadczenia, sukcesów i porażek. Swoich… ale również innych praktyków. Warto więc śledzić wypowiedzi, konferencje, webinary, śledzić i uczestniczyć w dyskusjach innych PMów oraz wciągać dla siebie wnioski z ich doświadczeń.
DCG: A jak jest z narzędziami pracy, którymi posługuje się PM?
PB: Przy wykorzystaniu najlepszych praktyk, nie da się prowadzić większego projektu bez wsparcia narzędziowego. Podstawą warsztatu pracy PM jest narzędzie do rejestracji, harmonogramowania, zdań i zależności – typu MS Project (szczególnie dla projektów kaskadowych), czy JIRA (odpowiednia – dla zwinnych). Nawet jeśli szczegółowy harmonogram projektu i wbudowane w niego zależności pozostają na komputerze PM a pozostali członkowie zespołu projektowego i kierownictwa otrzymują jedynie z niego ekstrakt, jego prowadzenie w projekcie o dużej złożoności jest niezbędne, aby nad tą złożonością panować. Jest to szczególnie istotne przy zarządzaniu zmianą i analizą wpływu zmiany w projekcie, przy priorytetyzacji zadań, czy wreszcie konieczności przekazania projektu przy dłuższej nieobecności.
Na koniec, ale nie mniej istotne – narzędzia pakietu biurowego takie jak PowerPoint, Word, Excel. Niekoniecznie chodzi o znajomość makr VBA czy cytowanie z pamięci manuala użytkownika tych programów. Umiejętność szybkiego przygotowania z kompilacji z dostępnych materiałów slajdów dostosowanych do tematu i grona zaproszonego na spotkanie ma jednak fundamentalne znaczenie dla efektywności spotkania, a biorąc pod uwagę liczbę spotkań w projektach – dla postępu prac projektowych.
DCG: Jakie umiejętności miękkie pomagają w pracy na stanowisku PMa?
PB: Praca PMa to współpraca z ludźmi, bardzo licznymi, o bardzo różnych profilach osobowości i zawodowych, na wszystkich poziomach hierarchii firmy, pracujących w konfiguracjach odległych innych niż ich codzienność, wreszcie zespołach nowych przy każdym nowym projekcie i firmie. Umiejętności miękkie są więc fundamentalne dla skutecznego prowadzenia projektu. PM nie realizuje przecież projektu sam, to nie zespół projektowy wspiera PMa w realizacji projektu tylko PM wspiera zespół ekspertów dziedzinowych zapewniając, aby ich praca była zorganizowana optymalnie dla osiągnięcia celu projektu.
DCG: Pana zdaniem, które umiejętności miękkie najlepiej pomagają w karierze PMa?
PB: O ile ważne jest umiejętność mówienia, moderowania spotkań i prowadzenia prezentacji, ważniejsza jest umiejętność słuchania. Jest ono niezbędne do zrozumienia postaw i zachowań członków zespołu projektowego, kierownictwa projektu i firmy czy innych istotnych dla projektu interesariuszy. Bez tego zrozumienia nie jest możliwa motywacja zespołu, czy właściwa identyfikacja i eskalacja lub deeskalacja sytuacji konfliktowych. Warto więc uczyć się słuchać, obserwować mowę ciała, technik prezentacyjnych i negocjacyjnych.
Umiejętności miękkie to jednak nie tylko praca z innymi ludźmi, lecz również ze sobą i nad sobą. Nawet jeśli się uwielbia pracę dynamicznie zmienną, jaką jest praca projektowa, w naturze tej zmienności oprócz momentów wzlotów są też chwile upadków. Są ściany nie do przebicia, decyzje nie przemyślane, zmiany bezsensowne, oskarżenia bezzasadne, paraliż i zmienność decyzyjna oraz inne sytuacje mogące wywołać zniechęcenie i frustrację. Trzeba umieć sobie z nimi i ze sobą radzić - nie toczyć bitew z góry skazanych na przegraną, skupiać się na wojnie raczej niż na potyczkach. Co najważniejsze: uczyć się na błędach swoich i cudzych i wyciągać wnioski na przyszłość.
DCG: Czy dobry PM to tylko osoba, która posiada na swoim koncie odpowiednie wykształcenie wyższe? Jak jest ze studiami, pomagają w karierze?
PB: Nie sądzę, aby była tu reguła. Zarządzanie projektami jest przedmiotem studiów podyplomowych, nie jest jednak kierunkiem studiów wyższych – choć na wielu kierunkach są prowadzone wykłady
z tej tematyki. Spotkać można i świetnych, i … mniej świetnych PMów kilka lat po studiach z pełnego spektrum specjalizacji. Można powiedzieć co najwyżej o nadreprezentacji statystycznej absolwentów kierunków ekonomicznych (zarządzanie) i technicznych. Pierwsi: jako związana z kierunkiem studiów kontynuacja. Drudzy: mogąc łatwiej porozumieć się z często w znacznej części składającym się z inżynierów czy programistów zespołem projektowym.
DCG: Certyfikaty – są wymagane? I które warto zdobyć oraz dlaczego?
PB: Certyfikaty są często wymagane, aby przejść przez pierwszy krok procesów rekrutacyjnych – selekcji kandydatów przez HR. W dalszych etapach rekrutacji, szczególnie dla doświadczonych PMów, większą rolę ma zazwyczaj portfel ukończonych projektów. Niemniej jednak, również dla PMów z długim CV, certyfikaty są jednym z dowodów, że kandydat nieustannie się rozwija i uczy – co jest oczywiście pożądane. Oczywiście jednak, ‘nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku’, aby więc zostać wychwyconym przez sito rekruterów czy spełnić warunki formalne rekrutacji, warto mieć co najmniej po jednej potwierdzonej certyfikatem znajomość metodyki kaskadowej (np. PMI, PRINCE2) i zwinnej (np. Scrum Master).
DCG: Dlaczego warto zostać Project Managerem?
PB: Każdy ma własne doświadczenia i preferencje, powiem więc o tym, co mnie pociągało i pociąga w tej roli oraz według jakiego klucza wybieram projekty i klientów przy zmianach.
Po pierwsze: dynamika zmian w projektach i pomiędzy projektami. Każdy projekt jest inny i w żadnym nie ma zadań rutynowych. Rutynowe jest wyłącznie stosowanie technik projektowych, cała reszta nieustannie nowa i zaskakująca.
Po drugie: rozmaitość doświadczeń i ludzi, z którymi mogę współpracować oraz nowych rzeczy, których mogę się dowiedzieć. Jest to inna ciekawość, od tej podróżnika na drugim końcu świata – i ma nad nią dodatkową przewagę dostępności codziennie, 24/7.
Wreszcie po trzecie: namacalność produktów projektu oraz ich przełożenie na codzienność firmy, dla której projekt prowadzę oraz jej klientów. Patrząc na wyniki produktów, które prowadziłem, czuję satysfakcję że oliwiłem maszynę, która coś takiego dowiozła.
________________________
Piotr Borycki - Project Manager
TECHNOLOGIE
