Liczy się punkt startowy – czyli „kogo my właściwie szukamy?”

Brzmi banalnie, ale to jedno z najczęstszych źródeł opóźnień w procesie rekrutacyjnym. Projekt startuje, presja czasu rośnie, a zespół odpowiedzialny za zatrudnienie nadal nie wie, jakiego specjalisty faktycznie potrzebuje. Brakuje precyzyjnego profilu kandydata, zakresu obowiązków, informacji o budżecie i formie współpracy.

Skutek? Zmarnowany czas, frustracja i coraz trudniejszy proces decyzyjny. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego tak się dzieje, jak rozpoznać ten problem na wczesnym etapie oraz co można zrobić, by go uniknąć – z perspektywy CIO, HR Business Partnera czy osoby z Procurementu.

Dlaczego warto zacząć od doprecyzowania potrzeb?

W wielu organizacjach potrzeba rekrutacyjna pojawia się nagle – zmienia się zakres projektu, odchodzi kluczowy specjalista, pojawia się nowe zlecenie od klienta. CIO czy Head of Delivery oczekują szybkiego działania, ale HR lub Procurement często nie mają pełnej wiedzy o kontekście.

To prowadzi do niespójności:

• Różne wizje roli – CTO chce DevOpsa z AWS, Hiring Manager oczekuje kogoś od CI/CD, a HR myśli o backendowcu.
• Brak jasnych widełek finansowych – kandydaci odpadają po pierwszej rozmowie.
• Niepewna forma współpracy – B2B, UoP, kontrakt tymczasowy?

Efekt: proces się przeciąga, Rekrutacja działa "w ciemno", a kandydaci tracą cierpliwość.

Jak rozpoznać falstart?

Jednym z kluczowych sygnałów ostrzegawczych jest brak spójnego briefu. Jeśli już na etapie pierwszych rozmów pojawiają się różne wersje oczekiwań – to znak, że potrzeba jeszcze jednej rozmowy wewnętrznej.

Zwróć uwagę na:

• Częste zmiany w opisie stanowiska
• Różnice w oczekiwaniach co do doświadczenia lub technologii
• Brak osoby decyzyjnej podczas briefu
• Brak danych o budżecie i czasie trwania projektu

To wszystko zwiększa ryzyko niepowodzenia rekrutacji lub jej znaczącego wydłużenia.

Co ustalić zanim proces się rozpocznie?

Zanim agencja dostanie zielone światło, warto przygotować:

1. Zakres obowiązków: najlepiej 3–5 kluczowych zadań.
2. Technologie i poziom zaawansowania: np. nie tylko "Java", ale Spring, Hibernate, Microservices.
3. Widełki finansowe: nawet orientacyjne.
4. Forma zatrudnienia: UoP, B2B, kontrakt?
5. Dostępność managera: do podejmowania decyzji i udzielania feedbacku.

Dobre agencje pomagają usystematyzować te dane, a czasem nawet moderują briefing – szczególnie pomocne dla HR Business Partnerów pracujących między biznesem a rekrutacją.

Jak może pomóc agencja rekrutacyjna?

Dla CIO i PMów, którzy mają ograniczony czas, kluczowe jest szybkie delegowanie. Dobra agencja zada odpowiednie pytania, dopyta o szczegóły i przygotuje brief umożliwiający skuteczne działanie.

Dla HR i Procurementu, partner z umiejętnością wyłapywania niespójności i doradztwa to ogromna wartość – skraca proces, minimalizuje błędy i zwiększa zaufanie interesariuszy.

Case study: 2 tygodnie opóźnienia przez brak briefu

Firma z sektora fintech zgłosiła pilną potrzebę zatrudnienia Python Developera. Brief był lakoniczny, a w trakcie okazało się, że chodzi o Data Engineera z naciskiem na pipeline’y ETL. Kandydaci byli niedopasowani, czas mijał, frustracja rosła...

Dopiero warsztat z Hiring Managerem doprecyzował potrzeby. Rekrutacja zajęła kolejne dwa tygodnie – mogła zakończyć się szybciej.

Obiekcje i jak sobie z nimi radzić

• "Nie mamy czasu na doprecyzowanie": dlatego warto współpracować z agencją, która zrobi to za Was.
• "To my wiemy najlepiej, kogo szukamy": być może – ale jeśli każdy ma inną wizję, potrzebna jest moderacja.
• "Nie chcemy angażować za dużo osób": lepiej poświęcić godzinę na brief niż trzy tygodnie na poprawki.

Niejasny start rekrutacji to jeden z najdroższych błędów. Odpowiedni brief to nie formalność, ale inwestycja w skuteczność procesu. Agencja rekrutacyjna może odegrać tu kluczową rolę – od uporządkowania informacji po doprecyzowanie ról.

Zanim ruszycie z procesem, zapytajcie siebie: „czy na pewno wszyscy wiemy, kogo szukamy?”