Był 10 marca, mój kalendarz w Outlooku pękał w szwach od spotkań, zaproszenia na kolejne spływały jedno po drugim, niektórzy planowali wyjazdy integracyjne, inni urlopy – życie toczyło się relatywnie normalnie. Sytuacja z koronawirusem była w Polsce bardziej w sferze komentarzy o tym, „co to się dzieje na świecie”, niż w sferze planowania, co my w tym temacie będziemy musieli zrobić. Tak, jakby nas to miało nigdy nie dotknąć. Jednak liczba zachorowań rosła wykładniczo w zastraszającym tempie. 11 marca 2020 r. Tedros Adhanom Ghebreyesus, szef WHO ogłosił, że na świecie panuje pandemia koronawirusa SARS-Cov-2. Służby medyczne już wiedziały, co się dzieje. Blady strach za to padł na sektor prywatny. W całej tej niepewnej sytuacji, wiedzieliśmy w DCG jedno – jesteśmy w stanie przejść na pracę zdalną w 24 godziny, bez żadnego uszczerbku na jakości świadczonych przez nas usług. I taką decyzję podjęliśmy w środę 11 marca, a już w czwartek wszyscy pakowali rzeczy potrzebne im do pracy z domu. Piątkowa decyzja rządu o wprowadzeniu stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce potwierdziła poniekąd słuszność naszej decyzji o pracy zdalnej. Jak zatem wygląda przygotowanie przedsiębiorstwa do przejścia w całości na pracę zdalną w 24 godziny?
Pamiętam, jak kilka lat temu zamawialiśmy meble do gabinetu Michała Lewandowskiego – prezesa DCG. Po dograniu telefonicznie szczegółów i złożeniu zamówienia, podaliśmy adres naszej siedziby – ul. Nowogrodzka 21, Warszawa. Zapadła cisza w słuchawce. Po chwili głos nieśmiało zapytał – „te meble to do gabinetu TEGO prezesa z Nowogrodzkiej?”. Oczywiście, że chodziło o TEGO prezesa – prezesa DCG. Kiedy dekadę temu Michał Lewandowski wprowadzał do DCG exchange’a, pojawiały się głosy – a po co takie rozwiązanie, jak Was jest garstka? Przecież to ma sens dla większych firm, a Wam wystarczy synchronizacja w google’u. Oczywiście nieprawdą by było, gdybym stwierdził, że Michał Lewandowski już wtedy szykował się na pandemię i inne katastrofy, ale to pokazuje sposób myślenia w DCG. Nasze rozwiązania IT zawsze wyprzedzały moment, w którym byliśmy. Niektórych procedur czy wdrożeń nie omawialiśmy szeroko, a działy się one na backstage’u – jak chociażby wystawienie niektórych naszych aplikacji na zewnątrz, aby były dostępne zdalnie. W czasach kryzysowych – suma decyzji i rozwiązań – przyniosły oczekiwany rezultat, a my byliśmy w stanie wyjść naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom ponad 400 osób w DCG i wielu więcej po stronie zarówno Klientów, jak i kandydatów.
U podstaw sukcesu przejścia na pracę zdalną leży oczywiście sama branża, w której operuje dana firma. To charakter pracy w tej branży warunkuje samą możliwość przejścia na działania zdalne. Tempo działania jest już tylko wypadkową pewnych decyzji. Nie jest możliwe zdalne świadczenie np. usług turystycznych. Nie mam też na celu ani odnosić naszej sytuacji do innych branż i dawać komukolwiek rad, ani nawet omawiać i porównywać naszej sprawności działania ze skutecznością naszej konkurencji. Mamy to szczęście, że nasze IT, jest z natury rzeczy gotowe na pracę zdalną, jako branża i oferowane weń produkty czy usługi. Toczy się szeroko zakrojona dyskusja na temat pracy zdalnej a niniejszy tekst jest tylko pewnym głosem w tej rozmowie.
Decydując się na czasowe zamknięcie biur i przeniesienie się z pracą do świata wirtualnego, skupiliśmy się na trzech kluczowych obszarach – codzienna organizacja pracy firmy i nasze procedury; nasi Klienci; nasi pracownicy i kandydaci do pracy. Firmowo byliśmy gotowi do zmiany modelu pracy – wdrożony exchange, własne serwery i centralki telefoniczne, przeniesienie części usług do chmury (jak np. Office365), przetestowane procedury korzystania z VPN, zdalny support, nasze własne aplikacje do zarządzania projektami i procesami, umieszczone na naszych serwerach, administrowanych zdalnie. Laptopy, laptopy zespołowe, gotowość naszych pracowników do wykorzystywania swojego prywatnego sprzętu, czy nasza gotowość do dostarczania pracownikom komputerów stacjonarnych. Do tego przekierowania telefonów. Nakładając na to przeniesienie wielu spotkań na Teamsy, które do tej pory służyły nam do komunikacji na co dzień, ale też do wideokonferencji pomiędzy oddziałami naszej firmy, mieliśmy w zasadzie wszystko zorganizowane i dopięte na ostatni guzik – w zasadzie „z definicji”. Dokładając do tego procedury administracyjne, jak zarządzanie korespondencją, czy dostęp do archiwów kadrowych, mieliśmy z dnia na dzień firmę gotową do całkowitego przejścia na pracę zdalną.
Bardzo często do biznesu zapożycza się koncepcje i taktyczne rozwiązania militarne. Od biblii każdego managera – „Sztuki Wojny” autorstwa Sun Tzu, po motto czy credo różnych osławionych jednostek wojskowych. Credo osławionych Marines’ów, czyli Korpusu Piechoty Morskiej Stanów Zjednoczonych, brzmi Improvise, Adapt and Overcome, czyli improwizuj, dostosuj się i zwyciężaj. Po naszej decyzji 11 marca o przeniesieniu świadczenia usług i pracy, na system pracy zdalnej, elementy improwizacji były u nas sprowadzone do minimum. Wiązały się bardziej np. z koniecznością zorganizowania telefonów komórkowych dla recepcji tak, aby przekierowanie połączeń skutkowało możliwością kontynuacji funkcjonowania naszych naziemnych linii telefonicznych zdalnie.
A co z klientami? W zasadzie, gdyby nie fakt, że pandemia jest ogólnoświatowa i dotyka w ten czy inny sposób każdego przedsiębiorstwa, myślę, że wielu klientów nawet by nie odczuło, że przeszliśmy na pracę zdalną. Oczywiście, przejście naszych specjalistów IT na pracę zdalną, oznacza, że zniknęli z korytarzy firm, a wszelkie daily, czy stand-up’y przeniosły się na wideokonferencje. Ale sama jakość świadczonej pracy, jakość dowożonych rozwiązań, jakość współpracy – nie uległy pogorszeniu. Paradoksalnie, może się okazać, że wyeliminowanie części spotkań, obnaży fakt, że były zbędne od początku, a sama produktywność czy efektywność – a za tym i jakość – wzrosną. Czas pokaże. Na dzień dzisiejszy jesteśmy zwróceni w stronę naszych klientów z niezmienną gotowością do pomocy, realizacji zamówionych usług i do „dowożenia” – jak zawsze.
Jeszcze parę miesięcy temu powiedzielibyśmy, że żyjemy w bezdusznym świecie, nastawionym na zyski, nieliczącym się z człowiekiem i jego potrzebami, kierującym się Excelem, a słowo korpo trafiło już do słownika kolokwializmów i to z zabarwieniem pejoratywnym. Obserwując i naszych pracowników i naszych współpracowników, naszych kandydatów czy w końcu prowadząc rozmowy już stricte prywatne, z przyjaciółmi, rzuciło mi się w oczy, że skoncentrowanie na człowieku i jego potrzebach, bywa dzisiaj wbrew pozorom bardzo różne, a firmy mają rozmaite podejście. W zeszłym roku, wychodząc naprzeciw rosnącym potrzebom naszych pracowników, wprowadzaliśmy szereg benefitów i „umilaczy” tak, aby praca w DCG była możliwie najbardziej przyjemna. Przecież spędzamy w biurze jakąś 1/3 dnia – w zasadzie spędzaliśmy, chociaż wierzę, że te czasy wrócą już niebawem.
Śledząc informację z rynku, których obecnie jest całe spektrum, można zaobserwować wyjątkową koncentrację na człowieku. Na jednostce. W ilu przypadkach jest to szczere, a w ilu podyktowane marketingiem nie wiem. Ważne dla mnie jest to, co w DCG od zawsze staraliśmy się realizować – dbałość i poszanowanie każdego pracownika, każdego współpracownika, każdego przedstawiciela Klienta, każdego kandydata. Tym bardziej w momencie zmiany trybu pracy na zdalny zależało nam na tym, aby po pierwsze każdy czuł się bezpiecznie, każdy miał możliwość pracy i wykonywania swoich obowiązków, po drugie każdy miał poczucie pełnego dostępu do informacji i decyzji, a po trzecie, żeby ułatwić „przetrwanie” w czasach pół-kwarantanny, która obowiązuje nas dzisiaj w ramach akcji #zostanwdomu. Wprowadziliśmy zwiększoną liczbę rozmów on-line czy to na Slacku czy na Teamsach, procesy rekrutacyjne przesunęliśmy „do sieci”, realizujemy zadania poprzez VPNy, a podpisujemy umowy korzystając z wdrożonej procedury zero kontaktu, podczas której wymiana dokumentów następuje z wyłączeniem spotkań osobistych. Grany w filmie „Cast Away” przez Toma Hanksa Chuck Noland, pracownik firmy kurierskiej FedEx, którego samolot rozbija się u wybrzeży bezludnej wyspy, walczy z samotnością, która ze wszystkich niedogodności zaczyna mu w pewnym momencie doskwierać najbardziej. Co zrobił Noland? Znalazł towarzysza niedoli w piłce do siatkówki - słynnym Wilsonie. W odróżnieniu od Nolanda – mamy Teamsy, Skype’a czy FB, stąd też staramy się dbać o nasze morale, widując się regularnie, choć wirtualnie.
Odpowiedzialność za sprawne przeprowadzenie przejścia na pracę zdalną spoczywała na mnie oraz na wspaniałej kadrze kierowniczej DCG. W kilka godzin od informacji, że wdrażamy procedurę pracy zdalnej i potrzebujemy zrobić „przegląd wojsk” i ustalić stan gotowości każdego pracownika do przejścia w ten eksternistyczny tryb działania, byliśmy gotowi. Następnego dnia, gdy na porannym call’u okazało się, że wszystko wszystkim działa, nowe plany operacyjne w zespołach wdrożone i wszyscy są zwarci i gotowi, mogłem z czystym sumieniem zameldować Michałowi Lewandowskiemu – prezesowi DCG – wykonanie zadania.
Autor: Andrzej Nowicki - Managing Director at Diverse CG
Remote work
