Pass Through – konkurencja czy wsparcie?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesowym efektywność operacyjna i optymalizacja kosztów stają się kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. W tym kontekście, zrozumienie i implementacja pass through w systemie płatności może przynieść znaczące korzyści, w tym oszczędność czasu oraz zasobów. Pass through, jako strategiczny element zarządzania finansami i kadrami, staje się coraz bardziej istotny, umożliwiając firmom lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi oraz zaangażowanie HR w inicjatywy wartościowe dla całej organizacji.

Jednak dla samego działu HR czy osób decyzyjnych nie zawsze brzmi to tak atrakcyjnie, dlaczego?

Jedną z obaw zarządzających jest brak dostosowania do specyfiki firmy. Dobry dostawca zazwyczaj przeprowadza dokładną analizę potrzeb i specyfiki firmy, aby móc odpowiednio dostosować usługi, w tym przygotowanie szytych na miarę potrzeb rozwiązań.

Kolejnym blokerem takich działań jest niepewność czy pracownicy zatrudnieni w takiej formie będą mieli takie same warunki oraz jakie będą relacje z tzw. "wewnętrznymi" pracownikami. Z doświadczenia wiemy, że najczęściej każdy z naszych parterów dąży do ujednolicenia warunków z tymi, jakie jego firma oferuje swoim pracownikom, aby wszyscy zawsze czuli się traktowani jak jeden zespół. Zlecenie obsługi pracowniczej zewnętrznej firmie nie wpłynie negatywnie na relacje, jeżeli już zawczasu ustalimy z dostawcą usługi warunki, które pozostaną spójne z wartościami naszej firmy i wyznaczymy punkty kluczowe do podpisania umowy. Profesjonalni dostawcy kładą nacisk na szybką i efektywną obsługę pracownika oraz na wyszkolenie działów, które się tym zajmują, ponieważ zadowolenie tak zatrudnionego pracownika to również spokój i zaufanie partnera biznesowego, co przekłada się na korzyść dla obu stron umowy.

A co z ryzykiem utraty danych? Obecna świadomość zagrożeń pozwala na zabezpieczenie informacji poprzez różne mechanizmy, między innymi szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych, stosowanie aktualnych programów antywirusowych, łączność wyłącznie przez szyfrowany VPN itd. Określenie, jakie dane powinny być objęte ochroną, pomaga w skonstruowaniu wymagań dotyczących współpracy. Dzięki temu firmy mogą czuć się bezpiecznie i mieć pewność, że ich dane są chronione w sposób odpowiedni i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Obaw prawdopodobnie można wymienić jeszcze wiele, choć moje i klientów doświadczenie w tym obszarze pokazuję, że są one najczęściej bezpodstawne i pozostają rozwiane na etapie pierwszych rozmów.

W jakim zakresie działa więc Payroll Pass Through?

  Zatrudnienie pracownika
  Zmiany warunków umowy
  Zakończenie zatrudnienia
  Bieżące sprawy pracownicze
  Naliczanie listy głównej wynagrodzeń: rozliczenie z ZUS, US, obsługa PIT
  Śledzenie zmian w prawie podatkowym
  Obsługa raportów statystycznych
itd.

Z mojego doświadczenia firmy najczęściej  decydują się na to w przypadku:

  Optymalizacji w zakresie opodatkowania korporacyjnego
  W sektorze usługowym, gdzie stanowią znaczną część zatrudnienia
  Obszary z dużą rotacją pracowników, gdzie często zatrudniani są specjaliści na krótkoterminowe projekty może ułatwić zarządzanie płatnościami i dokumentacją

Co na to dział HR?

Poprzez odciążenie działów HR i Kadr powtarzalnymi obowiązkami, Pass Through pozwala tym działom skoncentrować się na kluczowych zadaniach firmowych. Na przykład, mogą skupić się na rekrutacji i selekcji kandydatów, rozwijaniu strategii motywacyjnych dla pracowników, czy też tworzeniu planów rozwoju zawodowego. Dzięki temu możliwe jest podniesienie standardów rekrutacyjnych, zwiększenie zaangażowania pracowników i poprawa wyników finansowych. 
Ponadto, specjalistyczne podejście do zarządzania pracownikami pozwala na szybką identyfikację ewentualnych problemów i ich skuteczne rozwiązanie. Dział HR i Kadry mogą dzięki temu działać bardziej proaktywnie, a nie reaktywnie, co sprawia, że firma staje się bardziej efektywna i konkurencyjna na rynku. Wreszcie, usługa może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji klientów poprzez poprawę jakości obsługi. Dział HR i Kadr ma możliwość świadczenia bardziej spersonalizowanych usług dla pracowników, co przekłada się na ich zadowolenie i lojalność wobec firmy. Jeśli pracownicy są zadowoleni, z pewnością lepiej wykonują swoje zadania, co finalnie przekłada się na lepsze rezultaty dla całej organizacji. 

  Koszt czy inwestycja? - To zależy!

Firmy coraz częściej muszą zmierzyć się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Usługa Pass Through może pomóc w optymalizacji kosztów związanych z zarządzaniem pracownikami.  
Przykładowo, zatrudnienie specjalistów zajmujących się obsługą zatrudnienia może generować dodatkowe koszty i spowodować konieczność zwiększenia etatów. Dzięki usłudze firma może uniknąć tych wydatków i pozwolić specjalistom skoncentrować się na optymalizacji procesów wewnętrznych. 
Skalowalność Pass Through jest jednym z największych atutów, ponieważ pozwala dostosować się do zmieniającej się liczby pracowników w firmie. Niezależnie od tego, czy potrzebujemy obsługi dla 10, 100 czy nawet 500 osób, jest w stanie sprostać potrzebom. Dzięki temu firmy mogą oszczędzić czas i pieniądze, które mogą zostać przeznaczone na zwiększenie wydajności pracy oraz redukcję kosztów operacyjnych. To z kolei może pozwolić firmie skupić się na swoim głównym biznesie i rozwijaniu konkurencyjności na rynku. 

Należy jednak pamiętać, że nie istnieje jedna uniwersalna lista obaw czy korzyści. Wspólna analiza sytuacji pozwoli nam lepiej zrozumieć, jakie benefity mogą wyniknąć z zastosowania konkretnych działań i narzędzi. W każdym przypadku podchodzimy indywidualnie do potrzeb biznesu i w każdym przypadku powiem: warto rozmawiać. 
 

Bussiness Development Manager w DCG.
Patrycja Cichocka